SISTEM AKUNTANSI PEMBELIAN TUNAI

TUGAS SISTEM AKUNTANSI

Menjelaskan Proses Sistem Akuntansi Pembelian Tunai

Disusun Oleh :

1.    Rizka Okti Lusiana                         (15061180) 
2.  Dyah Septi Puja Mukti                   (15061177)
3.  Kurnia Puji Astuti                           (15062146) 
4.  Kristanto Adi Prabowo                   (15061167)

Prodi       :  Akuntansi

Universitas Mercubuana Yogyakarta

2016 

SISTEM AKUNTANSI PEMBELIAN TUNAI

1.      Pengertian Sistem Akuntansi Pembelian Tunai

Sistem akuntansi pembelian tunai adalah sistem yang digunakan dalam perusahaan untuk pengadaan barang yang diperlukan perusahaan. Aktivitas pembelian dalam sistem akuntansi pembelian tunai meliputi semua kebutuhan yang dibutuhkan perusahaan. Pembelian merupakan bagian dari sistem yang mendukung kegiatan dalam sebuah perusahaan untuk menentukan dan mempertahankan jumlah barang agar perusahaan dapat berjalan baik.

2.      Fungsi yang Terkait dengan Sistem Akuntansi Pembelian Tunai

Mulyadi (2001:299) menyatakan sistem akuntansi pembelian tunai digunakan dalam sebuah perusahaan untuk mengadakan barang yang diperlukan oleh perusahaan

1)      Fungsi gudang : dalam sistem pembelian fungsi gudang bertanggung jawab untuk mengajukan permintaan pembelian sesuai dengan posisi persediaan yang ada digudang dan untuk menyimpan barang yang di terima oleh fungsi penerimaan.

2)      Fungsi pembelian : fungsi pembelian bertanggung jawab  untuk memperoleh informasi mengenai harga barang, menentukan pemasok yang di pilih dalam pengadaan barang dan mengeluarkan order pembelian kepada pemasok yang dipilih.

3)      Fungsi penerimaan : didalam sistem ini, berfungsi untuk melakukan pemeriksaan terhadap jenis, mutu, dan kuantitas barang yang di terima dari pemasok guna menentukan dapat atau tidaknya barang tersebut diterima perusahaan.

4)      Fungsi akuntansi : fungsi yang terkait dalam transaksi pembelian adalah fungsi pencatat utang dan fungsi pecatat persediaan. Dalam sistem akuntansi pembelian, fungsi pencatat utang bertanggung jawab dalam mencatat transaksi pembelian, sedangkan sistem pecatat persediaan bertanggung jawab untuk mencatat harga pokok persediaan barang yang dibeli dari kartu persediaan.

3.      Dokumen yang digunakan

Dalam sistem pembelian tunai terdapat beberapa dokumen yang digunakan, antara lain adalah : 

1)      Surat permintaan pembelian : dokumen ini adalah formulir yang diisi oleh bagian gudang atau fungsi pemakai barang untuk meminta fungsi pembelian melakukan pembelian barang dengan jenis, jumlah, dan mutu seperti yang tersebut dalam surat permintaan.

2)      Surat permintaan penawaran harga : dokumen ini digunakan untuk meminta penawaran harga bagi barang yang pengadaannya tidak bersifat berulangkali terjadi (tidak repetitif), yang menyangkut jumlah rupiah pembelian besar.

3)      Surat order pembelian : dokumen ini digunakan untuk memesan barang kepada pemasok yang telah dipilih.

4)      Laporan penerimaan barang : dokumen ini dibuat oleh fungsi penerimaan untuk menunjukkan bahwa barang yang diterima dari pemasok telah memenuhi jenis, mutu, spesifikasi, dan kuantitas seperti yang tercantum dalam surat order pembelian.

5)      Surat perubahan order pembelian : didalam surat ini diperlukan perubahan terhadap isi surat order pembelian sebelumnya yang telah diterbitkan. Perubahan tersebut dapat berupa kuantitas, jadwal penyerahan barang, spesifikasi, penggantian (substitusi) atau hal lain yang bersangkutan dengan perubahan desain atau bisnis.

6)      Bukti kas keluar : dokumen ini dibuat oleh fungsi akuntansi untuk dasar pencatatan transaksi pembelian. Dokumen ini berfungsi sebagai perintah pengeluaran kas untuk pembayaran utang kepada pemasok dan sekaligus berfungsi sebagai surat pemberitahuan kepada kreditur mengenai maksud pembayaran.

4.      Catatan Akuntansi yang Digunakan

Menurut  Mulyadi (2001:308) catatan akuntansi pembelian tunai yang digunakan untuk mencatat tansaksi pembelian tunai adalah :

1)      Register bukti kas keluar (voucher register).

Apabila dalam pencatatan utang perusahaan menggunakan voucher payble procedure, jurnal yang digunakan untuk mencatat transaksi pembelian tunai adalah register bukti kas keluar.

2)      Jurnal pembelian

Jika dalam pencatatan utang perusahaan menggunakan account payable procedure, jurnal yang digunakan untuk mencatat transaksi pembelian tunai adalah jurnal pembelian.

3)      Kartu utang

            Jika dalam pencatatan utang perusahaan menggunakan account payble procedure, buku 

            pembantu yang digunakan untuk mencatat utang kepada pemasok adalah kartu utang.

4)      Kartu persedian

Dalam sistem akuntansi pembelian tunai, kartu persediaan ini digunakan untuk mencatat harga pokok persediaan yang dibeli.

5.      Jaringan yang Membentuk Sistem Pembelian Tunai

Jaringan atau prosedur yang membentuk sistem pembelian tunai menurut Mulyadi (2001:301) sebagai berikut :

1)      Prosedur permintaan pembelian

Dalam prosedur ini fungsi gudang mengajukan permintaan pembelian dalam formulir surat permintaan pembelian kepada fungsi pembelian. Jika barang tidak disimpan di gudang, misalnya untuk barang-barang yang langsung pakai, fungsi yangmemakai barang mengajukan permintaan pembelian langsung ke fungsi pembelian menggunakan surat permintaan pembelian.

2)      Prosedur permintaan penawaran harga dan pemilihan pemasok

Dalam prosedur ini, fungsi pembelian mengirimkan surat permintaan penawaran harga kepada para pemasok untuk memperoleh informasi mengenai harga barang dan berbagai syarat pembelian yang lain, untuk memungkinkan pemilihan pemasok yang akan ditunjuk sebagai pemasok barang yang diperlukan oleh perusahaan. Perusahaan seringkali menentukan jenjang wewenang dalam pemilihan pemasok sehingga sistem akuntansi pembelian tunai dibagi sebagai berikut :

a)      Sistem akuntansi pembelian barang dagangan dengan pengadaan langsung. Dalam sistem pembelian tunai ini, pemasok dipilih langsung oleh fungsi pembelian.

b)      Sistem akuntansi pembelian dengan penunjukan langsung. Dalam sistem ini, pemasok dipilih oleh fungsi pembelian dengan terebih dahulu dilakukan pengiriman permintaan penawaran harga kepada paling sedikit tiga pemasok.

c)      Sistem akuntansi pembelian dengan lelang. Dalam sistem ini, pemilihan pemasok dilakukan oleh panitia lelang yang dibentuk, melalui lelang yang diikuti oleh pemasok dalam jumlah tertentu. Tahap pemilihan pemasok dengan lelang antara lain :

(a)      Pembuatan rerangka acuan (terms of reference), yang berisi uraian rincian jenis, spesifikasi, dan jumlah barang yang akan dibeli melalui lelang.

(b)     Pengiriman rerangka acuan kepada para pemasok untuk kepentingan pengajuan penawaran harga.

(c)      Penjelasan kepada para pemasok mengenai rerangka

acuan tersebut.

(d)    Penerimaan penawaran harga dengan dilampiri berbagai beberapa persyaratan lelang oleh para pemasok dalam amplop tertutup.

(e)     Pembukaan amplop penawaran harga oleh panitia lelang didepan para pemasok.

(f)      Penetapan pemasok yang dipilih (pemenang lelang) oleh panitia lelang.

3)      Prosedur order pembelian

Dalam prosedur ini fungsi pembelian mengirim surat order pembelian kepada pemasok yang dipilih dan memberitahukan kepada unit-unit oraganisasi lain dalam perusahaan (misalnya fungsi penerimaan, fungsi yang meminta barang, dan fungsi pencatat utang) mengenai order pembelian yang telah dikeluarkan oleh perusahaan.

4)      Prosedur penerimaan barang

Dalam prosedur ini fungsi penerimaan melakukan pemeriksaan jenis, kuantitas, dan mutu barang yang diterima dari pemasok, dan kemudian membuat laporan penerimaan barang untuk menyatakan penerimaan barang dari pemasok.

5)      Prosedur pencatatan utang

Dalam prosedur ini fungsi akuntansi memeriksa dokumen-dokumen yang berhubungan      dengan pembelian dan menyelenggarakan pencatatan utang atau mengarsipkan dokumen sumber sebagai catatan utang.

6)      Prosedur disribusi pembelian

Prosedur ini meliputi distribusi rekening yang didebit dari transaksi pembelian untuk kepentingan pembukuan manajemen.

Flowchart Sistem Pembelian Tunai

Berikut merupakan Prosedur Pembelian Tunai : 

1.      Bagian Gudang yang biasanya membutuhkan barang, membuat SPP (Surat Permintaan Pembelian) rangkap 2. Lembar 1dikirim ke Bagian Pembelian, dan lembar 2 disimpan oleh Bagian Gudang sebagai arsip. 

2.      Bagian Pembelian menerima SPP lembar 1 dari Bagian Gudang. Berdasarkan SPP lembar 1, maka Bagian Pembelian membuat SPPH. 

3.      SPPH tersebut dikirimkan ke Bagian Supplier. Dan Supplier membuat SPH. SPH tersebut dikirimkan ke Bagian Pembelian. Berdasarkan SPH tersebut, Bagian Pembelian membuat SDP (Surat Daftar Pembelian)dikirim ke Pimpinan untuk mendapat persetujuan. 

4.      Jika Pimpinan menyetujui SDP tersebut, makaSDP yang telah disetujui dikirimkan kembali ke Bagian Pembelian. Jika tidak, maka kembali ke transaksi awal. 

5.      BerdasarkanSDP yang sudah disetujui, Bagian Pembelian membuat SOP (Surat Order Pembelian) rangkap4. Lembar ke-1 dikirim kepada Supplier. Lembar ke-2 dikirim ke Bagian Keuangan. Lembar ke-3 dikirim ke Bagian Gudang dan lembar ke-4 disimpan sebagai arsip. 

6.      Supplier menerima SOP lembar ke-1 dariBagianPembelian. Kemudian Supplier membuat faktur rangkap 2. Lembar ke-1 dikirim beserta barang pesanan ke Bagian Pembelian. Lembar ke-2 disimpan sebagai arsip. 

7.      Bagian Pembelian menerima faktur beserta barang pesanan dari Supplier. Kemudian, faktur dan barang dikirim ke Bagian Gudang. 

8.      Bagian Gudang menerima barang dan mencatat barang masuk berdasarkan SOP lembar ke-3 dan membuat LPB (Laporan Penerimaan Barang) rangkap 3. Lembar ke-1 dikirimkan ke Bagian Pembelian. Lembar ke-2 dan Faktur dikirim ke Bagian Keuangan. Dan lembar ke-3 disimpan sebagai arsip. 

9.      Bagian Keuangan menerima SOP lembar ke-2dan, Faktur serta LPB lembar ke-2 dari Bagian  Gudang. 

10.  Berdasarkan SOP lembar ke-2, Faktur dari Bagian Pembelian serta LPB lembar ke-2, Bagian Keuangan melakukan pembayaran kepada Bagian Supplier. 

11.  Bagian Supplier menerima uang dari Bagian Keuangan. Supplier membuat Faktur Lunas rangkap 2. Lembar ke-1 dikirmkan ke Bagian Keuangan dan lembar ke-2 disimpan sebagai arsip. 

12.  Bagian Keuangan menerima faktur lunas. Berdasarkan faktur lunas tersebut, Bagian Keuangan membuat Laporan Pembayaran Tunai rangkap 2. Lembar ke-1 dikirimkan ke Pimpinan dan lembar ke-2 disimpan sebagai arsip.