sistem akuntansi pengeluaran kas kecil

SIKLUS SISTEM AKUNTANSI PENGELUARAN KAS KECIL

Definisi Kas Kecil (Petty Cash)

Merupakan uang yang dicadangkan oleh perusahaan untuk membayar pengeluaran yang sifatnya  rutin tapi jumlah rupiahnya relative kecil

Petty Cash memiliki beberapa karakteristik yaitu :

a.       Jumlahnya dibatasi tidak lebih atau tidak kurang dari suatu jumlah tertentu yang telah ditentukan oleh manajemen perusahaan. Tentunya masing-masing perusahaan menetapkan jumlah yang berbeda sesuai dengan sekala operasional perusahaan

b.      Dipergunakan untuk mendanai transaksi kecil yang sifatnya rutin setiap hari.

Metode Pencatatan Kas Kecil

a.       Imprest Fund System (Sistem Dana Tetap)

Dengan metode ini, kas kecil yang dicadangkan oleh perusahaan bersifat tetap, kecuali perusahaan menghendaki perubahan jumlah kas kecil, misalnya perusahaan merasakan kas yang sudah dicadangkan ternyata kurang memenuhi sehingga perlu ditambah lagi cadanganya. Dan dengan begitu maka harus dilakukan penyesuaian atas penambahan atau pengurangan tersebut.

b.      Fluctuation Fund System (Sistem dana Berubah)

Nah, system ini menghendaki bahwa jumlah kas kecil tidak ditetapkan tetapi sesuai dengan kebutuhan. Misal, pada waktu membuat kebijakan pertama kali perusahaan menetapkan jumlah kas kecil sebesar Rp. 1.000.000, kemudian digunakan sesuai dengan kebutuhan dan kemudian diisi kembali. Nah, pada saat pengisian,  kalau menggunakan system dana tetap, maka jumlah amount harus sama dengan saldo awal sedangkan pada system fluktuasi, jumlah pengisianya tidak harus sama dengan jumlah sebelumnyayaitu bisa kurang ataupun lebih.

 Dokumen yang digunakan

Dokumen yang dibutuhkan dalam pengelolaan dana kas kecil adalah:

1.      Bukti Kas Keluar (BKK)

Bukti Kas Keluar adalah dokumen yang berfungsi sebagai perintah pengeluaran kas dari fungsi (bagian) akuntansi kepada fungsi (bagian) kas besar yang tercantum dalam dokumen tersebut. Dokumen ini dalam kaitannya dengan kas pengelolaan kas kecil, biasanya diperlukan pada transaksi pembentukan dana kas kecil dan pada saat pengisian kembali kas kecil.

2.      Cek (Cheque)

Cek merupakan dokumen yang digunakan untuk memerintahkan bank melakukan pembayaran sejumlah uang tertentu kepada orang/badan yang namanya tercantum pada cek atau pembawa cek.Terkait dengan pengelolaan dana kas kecil, biasanya cek ini dibuat oleh kasir kas besar setelah bukti kas keluar pembentukan dana kas kecil disetujui oleh manajer/direktur keuangan perusahaan kemudian diserahkan kepada kasir kas kecil untuk dicairkan dana kas kecil yang dibentuk ke bank.

3.      Permintaan Pengeluaran Kas Kecil

Dokumen ini digunakan oleh pemakai kas kecil untuk meminta uang kepada pemegang kas kecil ketika akan melalukan pengeluaran kas kecil. Bagi pemegang kas kecil dokumen ini merupakan bukti pengeluaran. Dokumen ini diarsipkan oleh pemegang kas kecil menurut nama pengeluaran dana kas kecil tersebut.

4.      Bukti Pengeluaran Kas Kecil

Dokumen ini dibuat oleh pemakai dana kas kecil untuk mempertanggung-jawabkan pemakaian dana kas kecil. Dokumen ini dilampiri dengan bukti-bukti pengeluaran kas kecil dan diserahkan oleh pemakai dana kas kecil kepada pemegang dana kas kecil

5.      Permintaan Pengisian Kembali Kas Kecil

Jika persediaan kas kecil sudah menipis maka pemegang kas kecil menggunakan dokumen permintaan Pengisian Kembali Kas Kecil untuk menambah saldo kas kecil agar saldonya sama seperti pada waktu pembentukan dana kas kecil. Pemegang kas kecil mengajukan dokumen ini kepada kasir kas besar. Mekanisme selanjutnya seperti pada saat pembentukan dana kas kecil.

Unit-unit yang terkait dalam kas kecil

1.       Fungsi kas

Fungsi (Bagian) kas berkaitan dengan penyelengaraan administrasi kas kecil bertanggung jawab dalam mengisi cek, meminta otorisasi atas cek, dan menyerahkan cek pada pemegang dana kas kecil. Biasanya dilakukan pada saat pembentukan dana kas kecil dan pengisian kembali dana kas kecil.

2.       Fungsi Akuntansi

Fungsi akuntansi bertanggung jawab atas:

a)      Pencatatan pengeluaran kas kecil menyangkut biaya dan persediaan kas kecil.

b)     Pencatatan transaksi pembentukan dana kas kecil

c)      Pencatatan penngisian kembali dana kas kecil dalam jurnal pengeluaran kas atau register cek.

d)     Pencatatan pegeluaran dana kas kecil dalam jurnal pengeluaran dana kas kecil.

e)      Pembuatan bukti kas keluar yanng memberikan otorisasi kepada fungsi kas dalam mengeluarkan cek sebesar yang tercantum dalam dokumen tersebut. Fungsi ini juga bertanggung jawab untuk melakukan verifikasi kelengkapan dan keabsahan dokumen pendukung sebagai dasar pembuatan bukti kas keluar.

3.        Fungsi Pemegang dana Kas Kecil

Fungsi pemegang dana kase kecil bertanggung jawab atas penyimpanan dana kas kecil, pengeluaran dana kas kecil sesuai dengan otorisasi dari pejabat tertentu yang ditunjuk dan permintaan pengisian kembali dana kas kecil.

4.        Fungsi Yang memerlukan pembayaran tunai

Fungsi ini adalah pihak yang akan menerima pembayaran dari dana kas kecil. Atas pembayaran yang dilakukan maka fungsi ini akan mengumpulkan bukti transaksi (nota, kuitansi) pengeluaran dana kas kecil.

5.        Fungsi pemeriksa intern.

Fungsi ini bertanggungjawab atas penghitungan dana kas kecil (cash account) secara periodik dan pencocokan hasil perhitungannya dengan catatan kas. Fungsi ini juga bertanggungjawab atas pemeriksaan secara mendadak terhadap saldo dana kas kecil yang ada di tangan pemegang dana kas kecil. Hasil pemeriksaan dibuatkan berita acara pemeriksaan kas kecil.

Prosedur pembentukan dana kas kecil

Prosedur adalah tata urutan proses atau mekanisme dari sesuatu. Prosedur pembentukan dana kas kecil melibatkan beberapa fungsi dalam perusahaan yaitu antara lain;

1.     Bagian Utang

2.     Bagian kasir/kasa

3.     Pemegang kas kecil

4.     Bagian Akuntansi

Bagian Utang memiliki kegiatan sebagai berikut:

1.      Menerima surat keputusan mengeni pembentukan dana kas kecil dari Direktur/manajemen keuangan

2.      Membuat bukti kas keluar rangkap 3 (tiga) lembar.

3.      Mencatat bukti kas keluar dalam register bukti kas keluar

4.      Mendistribusikan bukti kas keluar sebagai berikut:

Lembar 1 dan 3 diserahkan ke bagian kasir, dilampiri dengan surat keputusan pembentukan dana kas kecil. Sedangkan lembar ke 2 diserahkan ke bagian kartu persediaan dan kartu biaya untuk diarsipkan.

5.      Menerima bukti kas keluar lembar 1 dan surat keputusan tentang pembentukan dana kas kecil yang telah dicap lunas dari bagian kasir.

6.      Memcatat nomor cek dan tanggal pembayaran yang tercantum dalam bukti kas keluar ke dalam register bukti kas keluar.

7.      Menyerahkan bukti kas keluar lembar 1 dan surat keputusan tentang pembengtukan dana kas kecil ke bagian akuntansi.

Bagian Kasir/Kasa

Bagian ini memiliki tugas-tugas kaitannya dengan pembentukan kas kecil sebagai berikut:

1.      Menerima bukti kas keluar lembar 1 dan 3 beserta dokumen pendukungnya dari bagian utang.

2.      Mengisi cek sejumlah uang yang tercantum dalam bukti kas keluar dan memintakan tanda tangan dari yang berwenang atas cek tersebut.

3.      Membubuhkan cap lunas pada bukti kas keluar (lembar 1,2, dan 3) beserta SK pembentukan dana kas kecil.

4.      Mendistribusikan bukti kas keluar sebagai berikut:

Lembar 1 diserahkan ke bagian utang beserta Sk Pembentukan

Lembar 2 diserahkan bersamaan dengan cek kepada pemegang dana kas kecil.

Pemegang Dana Kas Kecil

Kegiatan yang dilakukan Pemegang dana kas kecil antara lain;

1.      Menerima cek dan bukti kas keluar lembar 3 dari bagian kasir.

2.      Menguangkan cek ke bank

3.      Menyimpan uang tunai yang diambil dari bank

4.      Menyimpan bukti kas keluar dan diarsipkan menurut tanggal

Bagian Akuntansi

Bagian akuntansi melakukan kegiatan yang berkaitan dengan kas kecil sebagai berikut:

1.      Menerima bukti kas keluar lembar 1 beserta surat keputusan tentang pembentukan dana kas kecil dari bagian utang

2.      Mencatat bukti kas keluar dari register cek’

3.      Mengarsipkan bukti kas keluar beserta surat SK tentang pembentukan ke dalam arsip menurut nomor urut bukti kas keluar. Arsip ini disebut arsip bukti kas keluar yang telah dibayar.

Prosedur Permintaan dan Pertanggung Jawaban Pengeluaran Dana Kas Kecil

Fungsi yang terkait dengan bidang ini adalah:

1)        Pemakai dana Kas Kecil

2)        Pemegang dana Kas Kecil

Pengeluaran dana kas kecil dalam sistem dengan imprest system  


Penjelasan:

Pemakai Dana Kas Kecil

1.      Membuat permintaan pengeluaran kas kecil rangkap 2. dan  dikirimkan kepada pemegang kas kecil.

2.      Menerima uang dari pemegang kas kecil bersama PPKK lembar 1.

3.      Mengarsipkan sementara PPKK-1 menurut Nomor Urut4)     Mengeluarkan uang dan mengumpulkan bukti pendukung

4.      Membuat bukti pengeluaran kas kecil (BPKK)

5.      Menyerahkan BPKK dan Dokumen Pendukung (DP) dan PPKK-1 kepada Pemegang kas kecil.

6.      Menerima kembali PPKK lembar ke-1 dari pemegang kas kecil setelah dibubuhi cap lunas

7.      Mengarsipkan kembali PPKK-1

Pemegang Dana Kas Kecil

1)     Menerima PPKK lembar 1 dan 2 dari Pemakai dana kas kecil.

2)     Menyerahkan uang kepada pemakai dana kas kecil beserta PPKK1

3)     Mengarsipkan sementara PPKK 2 menurut abjad.

4)     Menerima BPKK, PPKK 1 dan Dokumen pendukung dari pemakai dana kas kecil.

5)     Memeriksa pertanggungjawaban pemakaian dana kas kecil

6)     BPKK 2 dikembalikan kepada pemakai dana kas kecil setelah dicap lunas.

7)     Mengarsipkan sementara BPKK PPKK1 dan Dokumen Pendukung sampai pengisian kembali kas kecil.

Prosedur Pengisian Kembali Dana Kas Kecil

Fungsi yang terkait pada prosedur ini adalah:

1)     Fungsi Pemegang Dana Kas Kecil

2)     Fungsi Bagian Utang

3)     Bagian Kasa/kasir

4)     Bagian Jurnal

5)     Bagian kartu Biaya

Pengeluaran dana kas kecil dalam sistem dengan fluctuation fund system  



Penjelasan:

Pemegang Dana Kas Kecil

1.      Pemegang Kas kecil membuat Permintaan Pengisian Kembali Kas Kecil (PP3K)

2.      Menyerahkan PP3K lembar 1 dan 2, BPKK dan Dokumen Pendukung kepada Bagian utang.

3.      Menerima Bukti Kas Keluar (BKK) lembar 3 dan Cek dari Bagian Utang

4.      Menguangkan cek ke bank

5.      Menyiimpan uang tunai

6.      Mengarsipkan BKK lembar ke 3

 Bagian Utang

1.      Menerima PP3K lembar 1 dan 2, BPKK dan DP dari pemegang kas kecil.

2.      Membuat bukti kas keluar (BKK) 3 lembar

3.      Berdasarkan BKK lembar 1 diisi Register Bukti Kas Keluar

4.      BKK lembar 2 dan PP3K lembar 1 diserahkan ke Bagian Kartu Biaya (jika ada).

5.      BKK lembar 1 dan 3, PP3K lembar 2, BPKK dan Dokumen pendukung diserahkan ke Bagian Kasa

6.      Menerima cek, BKK1, PP3K2, BPKK dan DP dari kasa setelah membubuhkan cap lunas pada BKK dan dokumen pendukungnya dan mencatat nomor cek pada BKK.

7.      Mengisi Register Bukti kas Keluar berdasarkan PP3K1.

8.      Menyerahkan PP3K1 dan 2, BPKK dan Dokumen Pendukung kepada Bagian Jurnal

Bagian Kasa

1.      Menerima BKK1 dan 2, PP3K2, BPKK dan DP dari bagian utang.

2.      Mengisi cek dan meminta tanda tangan aas cek kepada Direktur Keuangan

3.      Menyerahkan Cek dan BKK3 kepada pemegang dana kas kecil.

4.      Menyerahkan BKK1, PP3K2, BPKK dan DP kepada bagian utang setelah membubuhkan cap lunas pada BKK dan dokumen pendukungnya dan mencatat nomor cek pada BKK.

 Bagian Jurnal/Akuntansi

1.      Menerima BKK1, PP3K, BPKK dan DP dari  bagian utang.

2.      Mengisi Register cek dari BKK 1

3.      Mengarsipkan BKK1, PP3K, BPKK dan DP menurut Nomor urut.

 Bagian Kartu Biaya

1.      Menerima  BKK lembar 2 dan PP3K2 dari bagian utang.

2.      Mengisi kartu biaya berdasarkan BKK 2.

3.      Mengarsipkan BKK2 dan PP3K2 menurut nomor urut.